Polityka prywatności Consent CRM

Consent CRM — kontakty, zgody i komunikacja e-mail

Consent CRM działa pod adresem consent.chamonsystemsapi.pl. Służy do prowadzenia kontaktów, dokumentowania zgód, obsługi rezygnacji i sprzeciwów oraz kontroli wysyłki wiadomości. Dane tego systemu są przechowywane na serwerze, a dostęp pracowników wymaga zalogowania.

W sprawach danych i komunikacji ChamonSystems możesz napisać na biuro@chamonsystems.pl. Przed wyrażeniem zgody w formularzu znajdziesz pełną nazwę oraz adres podmiotu będącego administratorem danych dla danego zapisu. Ta część opisuje instalację ChamonSystems; firmy korzystające z własnych instalacji CRM określają własne zasady przetwarzania.

Jakie dane trafiają do systemu

W formularzu zgody podajesz adres e-mail. CRM zapisuje zgłoszenie, treść i wersję zgody, jej cel i kanał, daty zgłoszenia i potwierdzenia oraz historię wycofań i blokad. Karta kontaktu może zawierać także imię i nazwisko, firmę, telefon, źródło pozyskania danych i notatki przekazane w związku z kontaktem. Samo posiadanie takich danych nie oznacza zgody marketingowej.

Przy komunikacji e-mail przetwarzamy adresy, tematy i treści wiadomości, identyfikatory kampanii oraz informacje o wysyłce i odpowiedziach. System zapisuje działania upoważnionych użytkowników w audycie. Dostawcy połączeń internetowych i zabezpieczeń mogą przetwarzać dane techniczne połączenia, w tym adres IP.

Zapytania o projekt i wycenę

Formularz zapytania wymaga adresu e-mail i opisu projektu; imię, nazwisko oraz firma są opcjonalne. Dane zapisujemy w CRM wraz z datą zgłoszenia, etapem obsługi i notatkami, aby odpowiedzieć na zapytanie i przygotować ofertę. Nie dodajemy zgody marketingowej na podstawie samego zapytania. Zapisowi na kolejne wiadomości służy osobny formularz zgody lub dobrowolne, domyślnie niezaznaczone pole przy zapytaniu. W osobnym formularzu zgody wymagamy potwierdzenia przez e-mail. Przy zapytaniu, po zaznaczeniu pola, zgodę potwierdzasz odrębnym przyciskiem na stronie. Ten drugi sposób zapisuje decyzję, ale nie weryfikuje własności adresu e-mail. Samo zapytanie nie uruchamia kampanii marketingowych.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy podejmujemy działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy obsługujemy korespondencję, w tym kontakt z przedstawicielem firmy — naszym uzasadnionym interesem jest udzielenie odpowiedzi i prowadzenie relacji biznesowej. Bez wymaganych danych nie obsłużymy formularza; możesz skorzystać z innych kanałów kontaktu.

Zapytanie przechowujemy przez czas jego obsługi i dalszych uzgodnień. Po zakończeniu oceniamy potrzebę zachowania danych: dokumenty związane z umową i rozliczeniami przez wymagany przepisami okres, a dowody potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń do upływu odpowiedniego terminu przedawnienia. Pozostałe dane usuwamy, gdy przestają być potrzebne do tych celów. Zasady dostępu, odbiorcy danych oraz Twoje prawa opisane poniżej dotyczą także zapytań. Na podany adres wysyłamy techniczne potwierdzenie otrzymania zapytania, a przy zgodzie potwierdzonej na stronie także jej podsumowanie i link rezygnacji. Nie jest to wiadomość reklamowa. Kopię zapytania otrzymuje nasza skrzynka biuro@chamonsystems.pl.

Cel komunikacji i udzielenie zgody

Zgoda marketingowa dotyczy otrzymywania pocztą elektroniczną informacji handlowych, w tym ofert projektowania elektroniki, sterowników i oprogramowania oraz produktów i usług ChamonSystems. Przetwarzanie adresu na potrzeby tego marketingu opieramy na zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); zgoda obejmuje również użycie kanału e-mail do przesyłania informacji handlowych zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Nie obejmuje automatycznie telefonu ani SMS.

Podanie adresu i zgoda są dobrowolne. Odmowa zgody marketingowej nie ogranicza możliwości skorzystania z usług. Osobny formularz zgody (poza zapytaniem) wymaga samodzielnego zaznaczenia pola zgody, a następnie potwierdzenia adresu jednorazowym linkiem z wiadomości technicznej. Samo otwarcie linku nie zapisuje zgody: trzeba nacisnąć przycisk potwierdzenia. Link jest ważny 24 godziny. Jeśli nie zgłaszałeś swojego adresu, zignoruj wiadomość — bez potwierdzenia nowa zgoda nie zostanie zapisana.

Obsługa zamówionego zapytania lub wykonania umowy jest odrębnym celem od marketingu. Zależnie od charakteru sprawy przetwarzanie danych służących zawarciu lub wykonaniu umowy może opierać się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dokumentowanie zgód i ich wycofań służy rozliczalności, a minimalny rejestr blokad — respektowaniu decyzji o braku dalszego marketingu.

Wycofanie zgody i ponowny zapis

Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, bez opłat, przez link wypisu w wiadomości albo pisząc na biuro@chamonsystems.pl. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej na podstawie zgody. Wypis blokuje kolejne wiadomości marketingowe; nie usuwa automatycznie dowodu wypisu ani całej korespondencji.

Odpowiedzi na wiadomości są odczytywane przez CRM. Krótkie, jednoznaczne wypisy mogą być rozpoznawane automatycznie, a pozostałe sprawy wymagają oceny pracownika. W razie wątpliwości możesz skontaktować się z nami bezpośrednio. Ponowny zapis po zwykłym wypisie wymaga nowej, potwierdzonej zgody; wcześniejsza historia zostaje zachowana. Blokady ręczne oraz sprzeciwy wobec marketingu wymagają osobnego rozpatrzenia.

Przechowywanie i usuwanie danych

Wycofanie zgody kończy wykorzystywanie adresu do marketingu opartego na tej zgodzie. Dowody zgód, rezygnacji, historia korespondencji i minimalne dane listy blokad mogą pozostać w systemie w celu wykazania przebiegu komunikacji i zapobiegania ponownemu kontaktowi wbrew zgłoszonej decyzji. Wygaśnięcie linku potwierdzającego po 24 godzinach nie oznacza automatycznego usunięcia całego zgłoszenia.

Zakres i dalszą potrzebę przechowywania danych oceniamy odrębnie od zgody na marketing, z uwzględnieniem celu obsługi sprawy, wymogów rozliczalności oraz ewentualnych roszczeń. Wniosek o dostęp, usunięcie lub ograniczenie danych możesz przesłać na wskazany adres kontaktowy. Informację o okresie lub kryteriach przechowywania właściwych dla konkretnego procesu administrator przekazuje przed rozpoczęciem tego procesu.

Dostawcy i bezpieczeństwo połączeń

Dostęp do danych mają osoby upoważnione do obsługi CRM oraz dostawcy niezbędnych usług w zakresie wynikającym z ich roli. Poczta korzysta z LH.pl, a publiczne połączenie HTTPS i ochrona ruchu — z Cloudflare. Wiadomość trafia także do dostawcy poczty wybranego przez odbiorcę. Dane nie są sprzedawane innym firmom w celu ich własnego marketingu.

Cloudflare korzysta z infrastruktury międzynarodowej, dlatego obsługa danych technicznych może wiązać się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Informacje o stosowanych mechanizmach, w tym standardowych klauzulach umownych i odpowiednich mechanizmach dla transferów do USA, opisuje Cloudflare. Informacje o zabezpieczeniach dotyczących konkretnego przetwarzania możesz uzyskać również u administratora.

CRM korzysta z sesji logowania pracowników i technicznego pliku cookie sesji. Sam formularz zgody nie wymaga konta pracownika. System nie stosuje pikseli śledzących otwarcie wysyłanych wiadomości. Automatyczna kwalifikacja kontaktu służy kontroli zgód i blokad; sprawy wymagające oceny trafiają do upoważnionej osoby.

Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Możesz wycofać zgodę, a w przypadkach przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie — zgłosić sprzeciw. Przysługuje Ci również prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Przejdź do formularza zgody na wiadomości ChamonSystems.